Una de las causales de inadmisión más repetidas en los juzgados colombianos consiste en exigir que el certificado de existencia y representación legal (descargado del RUES) haya sido expedido dentro de los 30 anteriores a la presentación de la demanda. El problema es que ese requisito no existe en el Código General del Proceso. Ni los artículos 84, 85 ni 90 establecen un término máximo de vigencia para el certificado. El legislador únicamente exige acreditar la existencia y representación de las personas jurídicas; nunca impuso que el documento tuviera menos de un mes de expedición.
El Tribunal de Bogotá lo ha dicho en varias oportunidades (todas las providencia al final)
En providencia del 22 de marzo de 2024, dentro del expediente 11001310303620230024001, el Tribunal Superior de Bogotá fue categórico:
«(…) memórese que de una lectura de la norma mencionada en ninguno de sus apartes se extrae la obligación de aportar un certificado con una vigencia de treinta días.»
La Sala añadió una reflexión que debería orientar la actuación judicial:
«(…) la justicia no puede volverse formalista, hasta el punto de alargar los trámites sometidos a su escrutinio, por faltas que no inciden en el fondo de los asuntos o que pueden sustentarse de manera supletiva en el curso de los mismos.»
No se trata únicamente de interpretar correctamente el artículo 84 del CGP; se trata de evitar que formalidades inexistentes retrasen el acceso a la justicia.
La Sala reiteró el criterio en 2026
Lejos de ser una decisión aislada, el Tribunal volvió sobre el tema en providencia del 12 de junio de 2026 (Rad. 11001310300820250058001), con ponencia de la magistrada Aída Victoria Lozano Rico. Allí afirmó:
«(…) resultaba equivocado el requerimiento de la funcionaria de primer grado, consistente en que el documento no debía haberse expedido en un plazo superior a un mes, pues semejante exigencia no la establece la normatividad adjetiva.»
El artículo 11 del C.G.P. también lo prohíbe
En otra decisión, del 23 de julio de 2024, dentro del Exp. 04220230022001 el Tribunal recordó que:
«(…)La primera, porque ninguna disposición procesal impone aportar ese documento con cierta vigencia (CGP., art. 84, núm. 2 y 85). Luego, el que obra en el proceso es suficiente para darle trámite a la demanda.
Al proceder del modo en que lo hizo, el juez pasó por alto el mandato previsto en el artículo 11 de esa codificación, que le ordena abstenerse de exigir formalidades innecesarias.»
Es decir, exigir un certificado «recién expedido» no solo carece de fundamento legal, sino que además desconoce el deber del juez de evitar ritualismos innecesarios.
Un formalismo que no debería sobrevivir
El certificado de existencia y representación legal sigue siendo el medio idóneo para acreditar la existencia de una persona jurídica. Lo que no puede convertirse en requisito es una supuesta vigencia de treinta días que el legislador jamás consagró. Cuando la ley guarda silencio, el juez no puede llenar ese vacío con prácticas administrativas o costumbres de despacho. En materia de inadmisión de demandas, las exigencias deben provenir exclusivamente del Código General del Proceso.
