Es demasiado frecuente encontrar autos inadmisorios que ordenan aportar el certificado de existencia y representación lega —incluso menor a un mes (artículo relacionado)—, aun cuando esa información puede consultarse gratuitamente por parte del juzgado en el Registro Único Empresarial y Social (RUES). La práctica no solo incrementa costos y retrasa el proceso. También desconoce el propósito del artículo 85 del Código General del Proceso, que precisamente busca evitar cargas innecesarias cuando la información obra en registros públicos. Por ello el juez no puede exigir el certificado si está en el RUES.
El Tribunal de Bogotá corrigió esa práctica (Autos al final)
En providencia del 13 de febrero de 2024 (Exp. 01420220032101), con ponencia de Heney Velásquez Ortiz, el Tribunal Superior de Bogotá fue claro al señalar que:
«(…) no debió deprecar el certificado de existencia y representación legal (…) sin previamente haber advertido, que esa documental no se encontrara en la base de datos del Registro Único Empresarial y Social (RUES).» (pág. 3)
La decisión parte de la idea de que si la información ya está disponible para el propio juez, resulta desproporcionado trasladar esa carga nuevamente al demandante.
El artículo 85 del C.G.P. evita trámites innecesarios
El Código General del Proceso es claro sobre el particular:
«Artículo 85. La prueba de la existencia y representación de las personas jurídicas de derecho privado solo podrá exigirse cuando dicha información no conste en las bases de datos de las entidades públicas y privadas que tengan a su cargo el deber de certificarla. Cuando la información esté disponible por este medio, no será necesario certificado alguno.»
Cuando el legislador permite acudir a registros públicos, busca precisamente simplificar el trámite judicial, reducir cargas para las partes y favorecer una administración de justicia más eficiente. Obligar al ciudadano, cuando la propia ley ordena lo contrario, es una arbitrariedad judicial sin justificación.
La justicia digital exige jueces que también consulten información pública
La transformación digital de la administración de justicia no consiste únicamente en presentar demandas electrónicas. También implica que los despachos utilicen las herramientas públicas que el propio Estado pone a su disposición. El RUES es una de ellas. Exigir documentos disponibles en esa base de datos supone trasladar al litigante una carga perfectamente evitable, incrementando costos, tiempo y barreras de acceso a la jurisdicción, más aún cuando la consulta a lo sumo supone 1 minuto de tiempo.
Menos formalismo, más eficiencia
La función del proceso no consiste en multiplicar anexos, sino en resolver conflictos conforme al derecho. Por ello, antes de ordenar aportar un certificado de existencia y representación legal, el juez debe verificar si la información ya obra en el RUES. Cuando puede obtenerla directamente de una base pública oficial, exigir nuevamente ese documento pierde toda justificación jurídica y termina convirtiéndose en una formalidad innecesaria que el propio Código General del Proceso busca evitar.
