Validez de la notificación por estado en Colombia: ¿Depende del acceso del usuario? – NO
El avance hacia la digitalización de la justicia en Colombia ha transformado la forma en la que se realiza el seguimiento de los expedientes. Uno de los debates más recientes gira en torno a si el desconocimiento de las nuevas plataformas tecnológicas afectan la validez de la notificación por estado. Parecería un asunto frente al cual no hay la mas mínima de las dudas, pero la practica diaria nos demuestra que siempre se pueden dar discusiones incluso en temas tan sencillos.
Recientemente, el Tribunal Superior de Bogotá (auto del 8 de mayo de 2026 Rad. 11001310303620210020001) ha zanjado esta discusión al precisar que la validez de este mecanismo de publicidad no está supeditada al conocimiento subjetivo o efectivo del destinatario, sino al estricto cumplimiento de las formas legales por parte del juzgado.
1. ¿Qué es la notificación por estado?
Para comprender el alcance de la decisión, es prudente revisar el marco normativo actual de la figura. El artículo 295 del Código General del Proceso establece con que:
«Las notificaciones de autos y sentencias que no deban hacerse de otra manera se cumplirán por medio de anotación en estados que elaborará el Secretario (…)»
Con la expedición de la Ley 2213 de 2020, este mecanismo se adaptó al entorno digital. Su artículo 9 prevé que:
«Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva. (…) Los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conservarán en línea para consulta permanente por cualquier interesado.»
Bajo esta lectura, la validez de la notificación por estado se da en el momento en que el auto o la sentencia se publica virtualmente en el portal web institucional, manteniéndose disponible para la consulta de los sujetos procesales o de cualquier interesado.
2. El caso concreto ante el Tribunal Superior de Bogotá
El debate se dio al interior de en un proceso divisorio resuelto por la Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá, bajo la ponencia del magistrado Gamal Mohammand Othman Atshan Rubiano.
En dicho asunto, la parte demandada elevó una solicitud de nulidad por indebida notificación. El argumento central radicaba en que no tuvo un «conocimiento oportuno» de dos autos (específicamente de fechas 16 de septiembre y 12 de noviembre de 2024) debido al cambio de la plataforma de consulta implementada por la Rama Judicial. Según el recurrente, esta modificación afectó su derecho al debido proceso al impedirle controvertir las decisiones a tiempo.
Sin embargo, tras revisar el expediente, el Tribunal confirmó la decisión de primera instancia que negó el trámite de la nulidad. Comoquiera que constató que el juzgado de origen efectivamente incorporó y publicó las providencias en los Estados No. 071 y 081 dentro de la plataforma oficial habilitada por el Consejo Superior de la Judicatura.
3. Legalidad del acto vs Percepción subjetiva de las partes
La providencia del Tribunal marca una pauta al diferenciar entre la legalidad objetiva del acto de notificación y la percepción o conocimiento material que tenga el litigante. Al respecto, la corporación enfatizó que:
«(…) la validez de la notificación no puede supeditarse al conocimiento efectivo o subjetivo que la parte hubiese tenido de las referidas providencias, ni menos aún al hecho de que la recurrente afirmara desconocer el cambio de plataforma digital implementado por la Rama Judicial.»
Esto significa que, una vez el juzgado cumple con la carga de insertar la actuación en la plataforma, y si esta efectivamente se encuentra publicada, se traslada la carga de la consulta exclusivamente a las partes.
4. Inadmisibilidad de las «Dificultades de Acceso» como causal de nulidad
El fallo resulta de enorme utilidad práctica para los litigantes, pues descarta que las dificultades técnicas particulares de un usuario posean la entidad suficiente para invalidar lo rituado en el proceso.
La Sala determinó que el planteamiento del reclamante —dirigido a alegar irregularidades por desconocimiento del portal— es inatendible. El núcleo del régimen de nulidades descansa sobre las formas procesales y no sobre la situación interna del consultante:
«(…) no resulta atendible el planteamiento de la reclamante, encaminado a sostener que la notificación devino irregular por las dificultades que afirma haber tenido para acceder al nuevo portal de publicaciones judiciales.»
«(…) la causal invocada no se estructura a partir del conocimiento material o efectivo que la parte tenga de la providencia, sino de la omisión de las formas de publicidad previstas en el ordenamiento procesal, circunstancia que no se presenta en este asunto, habida cuenta de que las decisiones cuestionadas sí fueron incorporadas al sistema oficial habilitado para tal efecto.»
En consecuencia, dado que el despacho acreditó que las providencias se encontraban debidamente incorporados en los estados publicados en el portal oficial de publicaciones procesales de la Rama Judicial (https://publicacionesprocesales.ramajudicial.gov.co), cualquier problema técnico externo queda descartado como vicio procesal.
5. Conclusión
Este precedente nos recuerda a todos que la validez de la notificación por estado depende de la correcta gestión del portal web oficial por parte del juzgado, no de la destreza, conectividad o efectivo acceso del usuario. De ser así de daría una inseguridad jurídica mayúscula, al estar condicionada la notificación por estado al real y material acceso de las providencias.
