La justicia digital ha transformado la manera en que se confieren poderes. Sin embargo, también ha abierto nuevas discusiones sobre el alcance de las formalidades previstas en la Ley 2213 de 2022 artículo 5. Una de las más frecuentes surge cuando el poder enviado desde correo distinto al RUES es aportado con la demanda. ¿Puede el juez rechazar la demanda únicamente porque el mandato no fue remitido desde la dirección electrónica inscrita en el registro mercantil —RUES—?: No siempre.
La respuesta que ofrece una reciente providencia es que no. Cuando existen elementos suficientes para acreditar la autenticidad y el origen corporativo del poder, el incumplimiento de esa exigencia formal no puede convertirse en una barrera para el acceso a la administración de justicia.
El propósito real de la exigencia legal
El artículo 5 de la Ley 2213 de 2022 exige que, cuando el poderdante sea una persona jurídica inscrita en el registro mercantil, el poder se remita desde la dirección electrónica registrada para notificaciones judiciales en su respectivo certificado de existencia y representación legal. La finalidad de la norma busca reforzar la autenticidad del mandato y garantizar su trazabilidad dentro del entorno digital. Sin embargo, la providencia recuerda que dicha exigencia no puede analizarse de manera aislada ni convertirse en una solemnidad absoluta.
El Tribunal de Bogotá en auto del 11 de junio de 2026 de la doctora María Patricia Cruz Miranda dentro del proceso con rad. 11001319900120269501401 (providencia original al final del artículo) indicó que:
«La exigencia final de esa norma tiene una finalidad clara: reforzar la autenticidad y trazabilidad del mandato cuando el poderdante es una persona inscrita en el registro mercantil; no obstante, su aplicación no puede desligarse del régimen general de los mensajes de datos ni de la presunción de autenticidad que la misma ley consagra, en especial cuando no existe controversia de la contraparte, no se advierte falsedad y el documento contiene elementos suficientes para identificar a su otorgante, destinatarios y asunto.»
La discusión, entonces, no debe centrarse exclusivamente en la dirección electrónica utilizada, sino en la posibilidad real de verificar quién otorgó el mandato.
Cuando el correo no coincide, el análisis debe ser integral
La providencia cuestiona una práctica común en los despachos, el rechazar demandas por el hecho de que el poder fue remitido desde una cuenta diferente a la registrada en la cámara de comercio. Ese razonamiento —según explica el auto— desconoce que la autenticidad puede demostrarse a través de múltiples elementos concurrentes. Un dominio corporativo institucional, la identificación del remitente, la coherencia del contenido del documento, las actuaciones previas de la sociedad y la ausencia de controversias sobre la autoría pueden ofrecer una certeza suficiente acerca de la validez del mandato.
«(…) el Despacho advierte que el rechazo de la demanda descansó exclusivamente en que el poder no fue remitido, al momento de la subsanación, desde la dirección de correo electrónico inscrita en el registro mercantil para recibir notificaciones judiciales. Ese razonamiento, leído aisladamente, tiene apoyo en el inciso final del artículo 5º de la Ley 2213 de 2022; sin embargo, confrontado con el material obrante, aparece excesivamente rígido.«
«(…) de ese conjunto documental se desprendía, con suficiencia razonable, la voluntad de la sociedad actora de acudir a la jurisdicción por intermedio de la profesional del derecho que presentó la demanda, documento que cuenta con la debida antefirma y los elementos del artículo 74 del C.G.P.»
Por ello, la decisión construye una regla relevante para la práctica, porque impone que el juez debe valorar integralmente el expediente y no limitarse a una verificación mecánica del correo utilizado.
«Esta magistratura no desconoce que las personas inscritas en el registro mercantil deben, como regla, remitir los poderes desde la dirección electrónica registrada para notificaciones judiciales. Esa carga conserva plena vigencia y debe observarse con rigor ordinario. Con todo, cuando el expediente permite establecer, por otros elementos convergentes, el origen corporativo del mensaje, la identidad del poderdante y la voluntad de litigar, el rechazo de la demanda se torna desproporcionado si se apoya únicamente en la falta de coincidencia formal del correo inicial«
La precisión es importante porque desplaza el debate desde el incumplimiento formal hacia la comprobación efectiva de la voluntad del poderdante.
Más allá del correo, lo importante es la autenticidad
La providencia concluye que el análisis judicial no puede agotarse en comparar una dirección electrónica con la registrada en el RUES. El juez debe examinar el conjunto de circunstancias que rodean el otorgamiento del poder y determinar si existe una duda real sobre su autenticidad. En palabras de la decisión:
«Puestas así las cosas, el auto apelado no podía limitarse a contrastar la dirección usada para remitir el poder con la registrada en cámara de comercio, sin ponderar el contenido del documento, la trazabilidad aportada, el dominio institucional, la participación previa de Esteban Peláez en la conciliación y la ratificación allegada con la alzada. Tal proceder sacrificó el derecho de acceso a la administración de justicia por una lectura aislada de la forma, en contravía del artículo 11 del Código General del Proceso y de la línea jurisprudencial de la Sala Civil sobre poderes conferidos mediante mensaje de datos.»
