Dentro del derecho societario y comercial, los documentos son muy importantes, desde los astutos, pasando por los documentos privados, hasta los libros contables, otro de estos, es el llamado Registro Mercantil, el cual permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante (efectos de oponibilidad). De allí, encontramos al menos 5 efectos del registro mercantil en Colombia, pasaremos entonces a enumerarlos y explicarlos.
- La publicidad legal: todo acto que se registra y se hace publico implica dicha publicidad que el acto o documento inscrito se hace oponible a terceros, esto es que frente a todas esas personas diferentes a los que han intervenido en la formación de ese acto o documento se les esta poniendo de presente la existencia del mismo, por lo tanto cuando yo constituyo uno, Vg: una sociedad en ese momento la sociedad como tal nace pero para los que hemos intervenido, es un hecho cierto no así para el resto. Vale decir que el articulo 901 del código de comercio nos dice que si no esta registrado es inoponible.
- La protección del nombre comercial (art 35C.Comercio): en las cámaras de comercio se obtendrán de matricular a 2 comerciantes o 2 establecimientos de comercio que utilicen el mismo nombre, en caso de homonimia, la segunda deberá agregar una expresión a su nombre que permita diferenciarlo.
- En caso de perdida o destrucción de un documento en el registro mercantil se podrá suplir este con la certificación que para tal efecto expida la Cámara de Comercio sobre el documento que se encuentra registrado.
Ej: registro un contrato de prenda sobre establecimiento de comercio (prenda sin tenencia) allí se queda como una copia de este contrato, si a mi como acreedor prendario s eme pierde el documento y no lo hubiera tenido inscrito me toca iniciar todo un proceso para reconstruir ese documento (citar al deudor, hacer interrogatorio de parte) pero como esta en el registro mercantil, puedo solicitar que esta me expida certificado de ese documento haciendo la anotación que se encentra inscrito y eso tienen el mismo valor que el documento original perdido.
- Es de naturaleza constitutiva: el registro mercantil es esencialmente de naturaleza declarativa, pone en conocimiento publico todos aquellos actos y documentos que se encuentran allí registrados. A partir del año 95 con la ley 222 en algunos casos el registro de un documento o de un acto en el registro mercantil, causa o genera una nueva situación jurídica, como es el caso de las empresas unipersonales y de las sociedades de acciones simplificadas, en el cual el documento de constitución una vez inscrito nace una persona jurídica, el registro mercantil constituye, crea una nueva situación jurisca.
- Requisito de eficacia probatoria: Con los libros y documentos del comerciante, desde el punto de vista probatorio para acreditar o dar validez a una decisión de los órganos sociales (junta de accionistas, directiva) el medio de prueba idóneo son las actas debidamente inscritas en los libros de actas que previamente esta inscrito. de tal suerte que un acto que no este contenido o inscrito en el libro de actas en principio no tienen efectos probatorios frente a terceros, y en el caso de un proceso, el juez debe verificar que el acta efectivamente este inscrita en el libro correspondiente.